Regulamin świadczenia usług BookSite

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług cyfrowych BookSite przez INFLUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, KRS 0000855000, NIP 8212668824, REGON 386773579, adres: ul. Poziomkowa 25, 08-110 Siedlce, Polska, dalej: Usługodawca.

BookSite jest systemem SaaS dla przedsiębiorców z branży usługowej, w szczególności gabinetów medycyny estetycznej, kosmetologii, fizjoterapii i podobnych usług wymagających rezerwacji terminów. Regulamin ma zastosowanie do relacji B2B, czyli do usług świadczonych na rzecz przedsiębiorców albo osób działających w imieniu przedsiębiorcy.

Usługa nie jest kierowana do konsumentów. Osoba rejestrująca konto albo akceptująca ofertę potwierdza, że działa jako przedsiębiorca, osoba reprezentująca przedsiębiorcę albo osoba upoważniona do działania w jego imieniu, a korzystanie z BookSite ma charakter zawodowy związany z działalnością gospodarczą Klienta.

• BookSite lub Usługa: system obejmujący stronę WWW, widget rezerwacji, panel zarządzania, silnik rezerwacyjny, komunikację transakcyjną, analitykę i funkcje pomocnicze.
• Klient: przedsiębiorca korzystający z BookSite albo osoba działająca w jego imieniu.
• Klient końcowy: osoba, która rezerwuje wizytę u Klienta przez stronę, widget, link albo inny kanał obsługiwany przez BookSite.
• Panel: aplikacja dostępna co do zasady pod adresem app.booksite.pl, służąca do zarządzania rezerwacjami, usługami, personelem, stroną i ustawieniami konta.
• Strona: publiczna strona Klienta działająca na subdomenie BookSite albo na domenie własnej Klienta.
• Widget: osadzany moduł rezerwacji, który może działać na istniejącej stronie Klienta.
• Trial: okres testowy, w którym Klient może sprawdzić BookSite na warunkach opisanych w ofercie, cenniku albo komunikacie w procesie rejestracji.
• Subskrypcja: płatny, odnawialny dostęp do BookSite w wybranym wariancie produktu.
• DPA: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem jako administratorem danych klientów końcowych a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym.

Umowa może zostać zawarta przez akceptację Regulaminu w formularzu onboardingowym, aktywację trialu, potwierdzenie oferty w formie dokumentowej, rozpoczęcie korzystania z płatnej subskrypcji, opłacenie usługi lub inny udokumentowany sposób uzgodniony przez strony.

Osoba zakładająca konto oświadcza, że podaje prawdziwe dane i jest uprawniona do działania w imieniu Klienta. Usługodawca może utrwalać datę, godzinę, adres IP, user-agent, wersję zaakceptowanych dokumentów oraz inne dane niezbędne do wykazania zawarcia umowy i zapewnienia bezpieczeństwa.

Akceptacja Regulaminu, oferty, checkoutu, linku aktywacyjnego albo warunków trialu w systemie stanowi złożenie oświadczenia w formie dokumentowej. Jeżeli osoba akceptująca warunki działa bez wymaganego umocowania, ponosi odpowiedzialność wobec Klienta i Usługodawcy za skutki takiego działania w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Przeniesienie konta, praw lub obowiązków wynikających z umowy na inny podmiot (cesja) wymaga uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej w formie dokumentowej pod rygorem nieważności.

Zakres usługi zależy od wybranego wariantu, oferty i aktualnego stanu funkcjonalności. BookSite może obejmować w szczególności:

• publikację strony Klienta na subdomenie BookSite albo domenie własnej Klienta
• osadzany widget rezerwacji dla istniejącej strony Klienta
• kalendarz dostępności, usługi, personel, godziny pracy i blokady terminów
• panel PWA do zarządzania rezerwacjami, klientami, usługami, treścią strony i ustawieniami
• wiadomości transakcyjne SMS lub email, w tym potwierdzenia, przypomnienia, zmiany terminu i prośby o opinie
• trial, wdrożenie concierge, przygotowanie demo na podstawie danych przekazanych przez Klienta albo publicznie dostępnych materiałów
• integracje techniczne, w tym płatności subskrypcyjne, domeny, Google Calendar, poczta email, SMS i analityka produktowa

Trial ma na celu sprawdzenie BookSite przed uruchomieniem płatnej subskrypcji. Czas trwania trialu, zakres funkcji, ewentualny brak wymogu karty płatniczej oraz warunki przejścia na płatny plan wynikają z aktualnej oferty, cennika lub komunikatów w procesie rejestracji.

Wersja testowa może mieć ograniczenia, w szczególności w zakresie wysyłki SMS, publikacji produkcyjnej, podpięcia domeny, limitów, integracji zewnętrznych lub wsparcia. Po zakończeniu trialu Usługodawca może ograniczyć dostęp do wybranych funkcji, jeżeli Klient nie aktywuje płatnej subskrypcji.

Ceny, warianty produktu, limity SMS, dodatkowe pakiety, okres rozliczeniowy i ewentualne promocje określa aktualny cennik, oferta lub ekran płatności. O ile oferta nie stanowi inaczej, usługa jest rozliczana w modelu abonamentowym.

• Ceny publiczne są cenami do zapłaty za wskazany okres, chyba że przy cenniku, ofercie albo checkout wskazano wyraźnie inaczej. W relacji B2B wiążące są warunki pokazane w checkout, ofercie lub na fakturze.
• Płatności online mogą być obsługiwane przez Stripe. BookSite nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej. Stripe może przetwarzać dane płatnicze zgodnie z własnymi warunkami i obowiązkami regulacyjnymi.
• W przypadku pakietów SMS, wiadomości wliczone w abonament i dodatkowe paczki są rozliczane zgodnie z cennikiem lub ofertą.
• Brak płatności, status past_due, cofnięcie płatności lub naruszenie Regulaminu może skutkować ograniczeniem publikacji, wysyłki wiadomości albo dostępu do wybranych funkcji.
• Usługodawca wystawia faktury zgodnie z aktualnym statusem podatkowym i obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli Usługodawca korzysta ze zwolnienia z VAT, faktura może być wystawiona bez VAT z właściwą podstawą zwolnienia. Jeżeli status podatkowy ulegnie zmianie, rozliczenia będą prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami.
• Klient akceptuje otrzymywanie faktur, korekt i dokumentów księgowych w formie elektronicznej na adres email podany w panelu, formularzu, checkout lub w korespondencji handlowej.
• Opłaty za rozpoczęty okres abonamentowy, wykonane wdrożenie, wykorzystane SMS, domeny, prace dodatkowe i usługi zewnętrzne nie podlegają zwrotowi, chyba że oferta, bezwzględnie obowiązujące przepisy albo indywidualne ustalenia stanowią inaczej.

Jeżeli Klient przekazuje link do swojej strony, profilu, cennika, kalendarza, social mediów lub innych materiałów, upoważnia Usługodawcę do wykorzystania tych materiałów w celu przygotowania demo, konfiguracji strony, konfiguracji usług, importu informacji i realizacji wdrożenia.

Klient odpowiada za to, że posiada prawa lub odpowiednią podstawę do przekazania materiałów oraz że ich wykorzystanie nie narusza praw osób trzecich. Usługodawca może odmówić publikacji treści bezprawnych, wprowadzających w błąd, naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, prawa do znaku towarowego albo dobre obyczaje.

Wdrożenie concierge może obejmować wykorzystanie automatyzacji lub narzędzi AI do uporządkowania publicznie dostępnych albo przekazanych danych, przygotowania demo, opisów usług, układu strony i konfiguracji kalendarza. BookSite nie wykorzystuje danych Klienta ani danych klientów końcowych do trenowania ogólnych modeli AI. Jeżeli używany jest zewnętrzny dostawca AI, dane są przekazywane w zakresie potrzebnym do wykonania funkcji i z ograniczeniami opisanymi w Polityce prywatności.

• Klient podaje prawdziwe dane firmy, usług, cen, personelu, dostępności, kontaktu i zasad rezerwacji.
• Klient samodzielnie odpowiada za prawidłowość informacji publikowanych na swojej stronie oraz za zgodność swojej działalności z przepisami branżowymi.
• Klient zapewnia wymagane informacje prawne dla swoich klientów końcowych, w tym informacje o administratorze danych i zasadach rezerwacji.
• Klient nie może wykorzystywać BookSite do spamu, bezprawnego marketingu, wysyłki treści zakazanych, obchodzenia limitów, naruszania bezpieczeństwa albo działań sprzecznych z prawem.
• Klient powinien ograniczać zakres danych zbieranych od klientów końcowych do danych niezbędnych do obsługi rezerwacji i realizacji usługi.
• Klient odpowiada za pozyskanie wymaganych zgód marketingowych, zgód na komunikację handlową i spełnienie obowiązków informacyjnych wobec swoich klientów końcowych, jeżeli używa BookSite do działań wykraczających poza komunikację transakcyjną związaną z rezerwacją.
• Klient działający w branży medycznej, fizjoterapeutycznej, kosmetologicznej lub innej branży regulowanej odpowiada za kwalifikacje personelu, dokumentację branżową, zgody pacjentów/klientów, regulaminy gabinetu, informacje o ryzyku zabiegowym i zgodność działalności z przepisami właściwymi dla danej branży.

Rezerwacja dokonana przez BookSite jest rezerwacją usługi u Klienta, a nie u Usługodawcy. Klient odpowiada za wykonanie usługi, kwalifikacje personelu, ceny, regulaminy gabinetu, zasady anulowania, spóźnienia, reklamacje związane z usługą oraz zgodność działalności z prawem.

BookSite dokłada staranności, aby system ograniczał ryzyko podwójnych rezerwacji, błędów dostępności i no-show, ale nie gwarantuje, że każda rezerwacja zostanie wykonana, że klient końcowy pojawi się na wizycie ani że kalendarz Klienta zawsze będzie odzwierciedlał wszystkie zewnętrzne zdarzenia w czasie rzeczywistym.

BookSite nie jest systemem elektronicznej dokumentacji medycznej, systemem do prowadzenia historii choroby, narzędziem telemedycznym ani kanałem alarmowym. Klient nie powinien traktować BookSite jako miejsca do przechowywania dokumentacji medycznej lub informacji wymagających natychmiastowej reakcji.

Strona Klienta może działać na subdomenie BookSite, na domenie własnej Klienta albo w innej konfiguracji technicznej uzgodnionej z Usługodawcą. Podpięcie domeny własnej wymaga współpracy Klienta, poprawnej konfiguracji DNS i może zależeć od dostawców zewnętrznych.

Usługodawca może dostarczać szablony, treści, strukturę SEO, dane techniczne i analitykę, ale nie gwarantuje określonych pozycji w wyszukiwarce, liczby rezerwacji, poziomu przychodów ani wyników kampanii marketingowych.

Klient odpowiada za zgodność własnej domeny, nazwy firmy, znaków towarowych, opisów usług, zdjęć, opinii, cennika i treści publikowanych na stronie z prawem oraz prawami osób trzecich. Usługodawca może wstrzymać publikację lub usunąć treści, jeżeli istnieje uzasadnione ryzyko naruszenia prawa, praw osób trzecich albo zasad bezpieczeństwa.

BookSite może wysyłać wiadomości transakcyjne związane z rezerwacją, kontem, trialem, logowaniem, przypomnieniem, zmianą terminu, prośbą o opinię lub obsługą techniczną. Wiadomości te są elementem wykonania usługi i mogą być realizowane przez zewnętrznych dostawców SMS lub email.

Klient nie może używać funkcji komunikacyjnych BookSite do wysyłki marketingu bez wymaganej podstawy prawnej i zgody odbiorcy. Za treść i legalność komunikacji marketingowej kierowanej przez Klienta do jego klientów końcowych odpowiada Klient.

BookSite może korzystać z integracji i dostawców zewnętrznych, takich jak infrastruktura hostingowa, baza danych, Redis/cache, Stripe, SMSAPI.pl, dostawcy email, Google Calendar, systemy domenowe, monitoring i narzędzia bezpieczeństwa. Działanie tych usług może wpływać na dostępność poszczególnych funkcji BookSite.

Usługodawca może zmieniać dostawców technologicznych, jeżeli nie pogarsza to istotnie poziomu usługi i jest uzasadnione bezpieczeństwem, kosztami, skalowalnością, zgodnością z prawem albo rozwojem produktu.

Podstawowe dane aplikacyjne BookSite powinny być utrzymywane w regionach UE/EOG tam, gdzie dany dostawca umożliwia taki wybór. Usługodawca nie gwarantuje jednak, że każdy dostawca techniczny, płatniczy, SMS, email, AI, wsparcia lub bezpieczeństwa będzie przetwarzał wszystkie metadane wyłącznie w EOG. Ewentualne transfery poza EOG odbywają się na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

W zakresie danych Klienta, użytkowników panelu, leadów, płatności i komunikacji z BookSite, Usługodawca działa jako administrator danych. W zakresie danych klientów końcowych Klienta, przetwarzanych w systemie rezerwacji, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, a Klient pozostaje administratorem danych.

Akceptacja Regulaminu, zawarcie umowy lub rozpoczęcie korzystania z BookSite obejmuje również powierzenie przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, chyba że strony zawrą odrębną umowę powierzenia. Szczegóły przetwarzania opisuje Polityka prywatności BookSite.

• Przedmiot i czas powierzenia: przetwarzanie danych odbywa się przez okres korzystania z BookSite oraz przez okres niezbędny do rozliczeń, eksportu, retencji technicznej, kopii zapasowych i obrony roszczeń.
• Cel powierzenia: hosting strony lub widgetu, przyjmowanie i obsługa rezerwacji, komunikacja transakcyjna, synchronizacja dostępności, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo i utrzymanie systemu.
• Kategorie osób: klienci końcowi Klienta, personel Klienta, użytkownicy panelu oraz osoby kontaktowe uczestniczące w obsłudze rezerwacji.
• Kategorie danych: imię i nazwisko, telefon, opcjonalny email, usługa, termin, pracownik, status wizyty, źródło rezerwacji, historia wiadomości, dane techniczne i dane wprowadzone przez Klienta w panelu.
• Obowiązki procesora: Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, zobowiązuje osoby upoważnione do poufności, stosuje adekwatne środki bezpieczeństwa, pomaga Klientowi w realizacji obowiązków RODO w rozsądnym zakresie i informuje o stwierdzonych naruszeniach ochrony danych bez zbędnej zwłoki.
• Podpowierzenie: Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia BookSite, w szczególności dostawców hostingu, bazy danych, SMS, email, płatności, monitoringu i infrastruktury technicznej.
• Zwrot lub usunięcie danych: po zakończeniu współpracy dane mogą zostać wyeksportowane, usunięte albo zanonimizowane zgodnie z dyspozycją Klienta, umową, retencją techniczną i obowiązującymi przepisami prawa.

Usługodawca świadczy BookSite z należytą starannością profesjonalną, "w stanie takim, w jakim się znajduje" (tak zwanym "AS IS" oraz "AS AVAILABLE"). Nie gwarantuje bezbłędnego ani nieprzerwanego działania systemu. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe, aktualizacje, migracje i naprawy, które czasowo ograniczą dostępność wybranych funkcji.

Zgłoszenia techniczne i reklamacje operacyjne można kierować na adres kontakt@booksite.pl. Reklamacja winna zostać zgłoszona w terminie do 14 dni od wystąpienia awarii – po tym czasie zgłoszenia o charakterze odszkodowawczym mogą zostać pozostawione bez rozpoznania.

Wsparcie standardowe obejmuje problemy techniczne związane z działaniem BookSite. Nie obejmuje ono doradztwa prawnego, podatkowego, medycznego, marketingowego, migracji niestandardowych danych, konfiguracji zewnętrznych systemów Klienta ani prac projektowych poza zakresem planu lub oferty, chyba że strony uzgodnią inaczej.

• Klient odpowiada za bezpieczeństwo dostępu do poczty email, telefonu i urządzeń używanych do logowania do panelu.
• Zabronione jest obchodzenie zabezpieczeń, testowanie podatności bez zgody, automatyczne skanowanie, scraping panelu, reverse engineering, udostępnianie kont osobom nieuprawnionym i używanie systemu w sposób zakłócający jego działanie.
• Usługodawca może tymczasowo zablokować konto, token, wysyłkę wiadomości lub publikację strony, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa systemu, ochrony danych albo ograniczenia nadużyć. Zablokowanie z podanych przyczyn nie rodzi po stronie Klienta prawa do odszkodowania.

Prawa do BookSite, kodu źródłowego, architektury, szablonów, komponentów, know-how, panelu, mechanizmów rezerwacji i elementów systemowych należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z BookSite w czasie aktywnej umowy lub subskrypcji.

Klient zachowuje prawa do własnych treści, znaków, zdjęć, cenników, opisów usług i materiałów przekazanych Usługodawcy, z zastrzeżeniem udzielenia Usługodawcy licencji technicznej koniecznej do publikacji, hostingu, przetwarzania, wyświetlania i utrzymania tych materiałów w ramach BookSite.

Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji technicznych, handlowych, organizacyjnych, cenowych, dostępów, danych klientów oraz innych informacji niepublicznych uzyskanych w związku ze współpracą, chyba że ujawnienie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do wykonania usługi.

Zgodnie z art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady (rzeczy lub prawa) względem Klienta będącego przedsiębiorcą jest bezwzględnie całkowicie wyłączona.

Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy umyślnej. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za działania osób trzecich (w tym dostawców chmury i bramek płatności), szkody pośrednie (lucrum cessans), utracone korzyści, utratę reputacji, utratę danych czy błędy integracyjne zewnętrznych narzędzi.

Maksymalna całkowita, zagregowana odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta (z jakiegokolwiek tytułu, w tym z nienależytego funkcjonowania i utraty zysków) zostaje ściśle ograniczona do kwoty równej sumie subskrypcji lub prowizji netto faktycznie zapłaconych przez tego Klienta przez ostatnie 3 (trzy) miesiące poprzedzające zdarzenie generujące szkodę.

BookSite może zwiększać wygodę rezerwacji i ograniczać ryzyka operacyjne, ale nie gwarantuje wzrostu sprzedaży, określonej konwersji, stałej liczby leadów, całkowitego wyeliminowania nieobecności klientów końcowych, określonych wyników SEO, skuteczności opinii Google ani konkretnego wyniku finansowego Klienta. Brak wystąpienia okoliczności wymienionych wyżej nie może być podstawą jakichkolwiek roszczeń.

Klient może zrezygnować z subskrypcji na zasadach wynikających z oferty, cennika, panelu lub ustaleń stron. Usługodawca może zawiesić lub rozwiązać umowę w przypadku braku płatności, naruszenia Regulaminu, zagrożenia bezpieczeństwa, bezprawnych treści, nadużyć albo działań naruszających prawa osób trzecich.

Po zakończeniu współpracy Klient może zażądać eksportu danych w zakresie technicznie dostępnym i uzasadnionym umową. Dane mogą być następnie usunięte lub zanonimizowane po upływie okresów retencji, z wyjątkiem danych, które muszą być przechowywane z powodu prawa, rozliczeń, bezpieczeństwa lub obrony roszczeń.

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych powodów, w szczególności z powodu zmian prawa, rozwoju produktu, zmian technologicznych, nowych funkcji, zmian dostawców, wymogów bezpieczeństwa albo potrzeby doprecyzowania postanowień. Aktualna wersja Regulaminu jest publikowana pod adresem /regulamin.

Jeżeli zmiana istotnie wpływa na aktywną płatną usługę, Usługodawca poinformuje Klienta w panelu lub drogą elektroniczną z odpowiednim wyprzedzeniem, o ile przepisy prawa lub względy bezpieczeństwa nie wymagają szybszego wdrożenia zmiany.

Prawem właściwym dla Regulaminu i umowy jest prawo polskie. Strony będą dążyć do polubownego rozwiązywania sporów. W przypadku sporu w relacji B2B sądem właściwym jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.